Questa informativa riguarda SFT Workspace, il CRM del Sapienza Foiling Team disponibile su crm.sapienzafoilingteam.com. Il team gestisce questo strumento per coordinare membri, reparti, attività e selezione dei candidati. Per informazioni sul trattamento o per esercitare i tuoi diritti, scrivi a sapienzafoilingteam@gmail.com.
Dati gestiti e finalità
Il workspace gestisce dati dell’account e della membership, contatti, reparti, attività, scadenze, riunioni, documenti, rapporti con sponsor e informazioni amministrative inserite dagli utenti autorizzati. Questi dati servono a organizzare il lavoro e le risorse del team.
Il recruiting importa le risposte al modulo di candidatura e i collegamenti a CV e lettere motivazionali. I selezionatori possono registrare note, valutazioni, stati e colloqui per gestire la selezione. La valutazione è svolta dalle persone incaricate; il CRM non decide automaticamente l’ammissione.
Collegamenti Google
Il responsabile autorizza il collegamento dell’account Google del team. I membri accedono alle funzionalità consentite attraverso il CRM, senza ricevere le credenziali Google.
Google Drive permette di consultare file e cartelle, visualizzare e scaricare documenti, caricare file, creare cartelle, rinominare elementi e spostarli nel cestino. Google Calendar permette di leggere e aggiornare gli eventi dell’agenda condivisa. Google Sheets e Drive permettono di importare le candidature e consultare gli allegati del recruiting.
I dati ricevuti dalle API Google vengono usati per queste funzionalità. Non vengono venduti, usati per pubblicità personalizzata o per addestrare modelli di intelligenza artificiale. Il loro uso e trasferimento rispettano la Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di Limited Use.
Il responsabile può revocare il collegamento nelle impostazioni dell’account Google. La revoca interrompe l’accesso futuro alle API; non elimina automaticamente i dati già importati nel CRM o i file presenti su Google.
Quali dati Google vengono consultati e come vengono usati
Identità dell’account collegato
Durante l’autorizzazione viene consultato l’indirizzo email dell’account Google per verificare che sia l’account del team. Questa verifica serve a evitare il collegamento di un account diverso. Il CRM non richiede la password Google e non usa questo permesso per leggere la posta Gmail.
Google Drive: file, cartelle e spazio disponibile
Il CRM consulta identificativi, nomi, tipi di file, dimensioni, date di modifica, cartelle di appartenenza e metadati necessari a visualizzare e gestire i documenti. Consulta inoltre lo spazio totale utilizzato dall’account e i valori relativi a Drive e cestino. Quando un utente apre un’anteprima o scarica un documento, viene letto anche il contenuto del file richiesto.
Questi dati permettono di mostrare le cartelle del team e dei reparti, cercare e consultare documenti e svolgere le operazioni richieste dall’utente. Il collegamento richiede un permesso Drive ampio perché deve gestire anche i file già esistenti nell’account del team, non soltanto quelli creati dal CRM. I controlli del CRM limitano le operazioni esposte e proteggono i documenti del recruiting con uno sblocco aggiuntivo.
Google Calendar: eventi dell’agenda condivisa
La sincronizzazione consulta titoli, descrizioni, luoghi o collegamenti alle riunioni, date e orari di inizio e fine, fusi orari, stato e identificativi degli eventi del calendario collegato. Serve a mantenere allineati gli eventi e le scadenze del CRM con Google Calendar; può creare o aggiornare eventi e propagarne annullamenti o archiviazioni secondo le operazioni dell’agenda.
I colloqui recruiting esportano nell’agenda orario, reparto, luogo o call e informazioni organizzative. Nomi, contatti e valutazioni dei candidati restano nella sezione recruiting e non vengono inseriti automaticamente nei titoli dei colloqui.
Google Sheets e allegati: candidature
Dal foglio configurato vengono lette le risposte al modulo recruiting: data di invio, nome, cognome, email, telefono quando fornito, corso e anno di studi, provenienza della candidatura, esperienze veliche, preferenze di reparto e altre risposte del modulo. Vengono letti anche i riferimenti ai curriculum e alle lettere motivazionali in Drive; il contenuto degli allegati viene consultato su richiesta degli utenti che hanno sbloccato il recruiting.
Le risposte sono importate nel database del CRM per consentire ricerca, valutazione, assegnazione del reparto e organizzazione dei colloqui. L’importazione può aggiungere al foglio una colonna di identificativi tecnici per riconoscere le candidature senza duplicarle; non riscrive le risposte al modulo. Note e valutazioni interne sono conservate separatamente nel CRM.
Dove vengono conservati i dati Google
I file originali restano in Google Drive. Il CRM inoltra le richieste e i contenuti necessari a consultazione, anteprima e download, senza creare un archivio permanente delle copie dei file su Vercel o nel database CRM. Gli upload possono essere inviati direttamente dal browser a una sessione di caricamento Google autorizzata dal server. Un download o un’esportazione avviati dall’utente possono creare una copia sul suo dispositivo.
Gli eventi sincronizzati, gli identificativi di collegamento al calendario, le risposte recruiting, i riferimenti agli allegati e le informazioni di selezione sono conservati nel database Supabase del CRM. Le autorizzazioni Google necessarie a mantenere le integrazioni attive sono conservate come credenziali server dell’ambiente di esecuzione e non vengono restituite ai membri tramite il browser.
Condivisione, trasferimenti e accesso umano
I dati Google sono resi disponibili ai membri attivi per le funzioni operative del workspace. Le candidature e i relativi allegati sono accessibili attraverso il CRM solo ai membri che superano anche lo sblocco recruiting; l’accesso diretto nei servizi Google dipende dai permessi impostati su quei servizi.
Google riceve le richieste necessarie a lettura, caricamento e sincronizzazione. Vercel esegue l’applicazione e le richieste server; Supabase conserva i dati importati e gestisce gli account. Questi fornitori ricevono soltanto i dati coinvolti nelle funzionalità che erogano. Il team non trasferisce dati Google a broker di dati, piattaforme pubblicitarie o altri soggetti per finalità estranee alle funzionalità descritte.
Gli utenti autorizzati possono consultare i contenuti per le attività del team. L’accesso da parte di chi gestisce tecnicamente il servizio è limitato ai casi necessari per assistenza autorizzata, sicurezza e obblighi di legge. I dati Google non vengono utilizzati per sviluppare, migliorare o addestrare modelli di intelligenza artificiale o machine learning generalizzati.
Accesso e servizi tecnici
Il workspace è riservato ai membri autorizzati. La sezione recruiting richiede anche uno sblocco aggiuntivo. I dati e l’autenticazione del CRM sono gestiti tramite Supabase; l’applicazione è ospitata su Vercel; i documenti e le integrazioni collegate utilizzano Google. Questi servizi trattano i dati necessari al loro funzionamento secondo i rispettivi accordi e le proprie informative.
Le connessioni pubbliche al CRM e ai servizi Google usano HTTPS per proteggere i dati durante il trasferimento. Le credenziali delle integrazioni rimangono sul server. Le API verificano la sessione CRM e la membership attiva prima di consentire l’accesso a Drive; il recruiting richiede anche un cookie di sblocco firmato, con scadenza e collegato alla sessione. Le tabelle recruiting non sono leggibili direttamente con le chiavi pubbliche del CRM. Le risposte delle API Google e degli allegati sono impostate per non essere conservate nella cache applicativa.
I fornitori possono trattare dati tecnici di connessione e sicurezza, come indirizzi IP e registri delle richieste. Il codice delle integrazioni non registra token OAuth o contenuti dei file nei log. Nessun sistema può garantire l’assenza assoluta di incidenti: segnala accessi sospetti al contatto indicato sopra.
Cookie e memoria del browser
Il CRM usa la memoria del browser per la sessione di accesso e le preferenze di visualizzazione, e un cookie tecnico per lo sblocco del recruiting. Nella modalità demo i dati di esempio e le modifiche sono salvati nel browser. Il codice del workspace non integra strumenti di pubblicità o analytics.
Conservazione e cancellazione
I dati operativi possono restare nell’archivio delle stagioni; archiviare un record o disattivare un account non equivale a cancellarne i dati. Le candidature importate, le note e i documenti restano nei rispettivi servizi finché vengono rimossi secondo le procedure del team. Per conoscere i tempi applicabili ai tuoi dati o richiederne la cancellazione, contatta il team. Eventuali obblighi di conservazione e copie di sicurezza possono incidere sui tempi di eliminazione.
La conservazione dei dati importati è legata alla gestione della selezione, della stagione e delle attività documentate del team. Il CRM non applica attualmente una cancellazione automatica dopo un numero fisso di giorni: la rimozione viene gestita dal team sulla base della finalità, delle richieste ricevute e degli obblighi applicabili. I file Google seguono anche le regole di conservazione e del cestino dell’account Google.
Per richiedere la cancellazione scrivi a sapienzafoilingteam@gmail.com, indicando l’account o la candidatura e quali dati desideri rimuovere. Il team verifica l’identità e gestisce la richiesta nei sistemi interessati. Per le candidature occorre intervenire sia sulla copia importata sia sulla fonte Google quando applicabile, per evitare una nuova importazione; eliminare una riga dal foglio o revocare Google non cancella da solo lo storico CRM.
Per disconnettere Google, il responsabile può revocare il consenso nell’account Google e richiedere la rimozione delle credenziali dalle configurazioni del CRM. La disconnessione impedisce nuove sincronizzazioni ma non cancella i dati già registrati. La cancellazione dei dati è quindi una richiesta distinta.
I tuoi diritti
Nei casi previsti dalla normativa puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento e portabilità, oppure opporti al trattamento. Se il trattamento si basa sul consenso, puoi revocarlo. Puoi inoltre presentare un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. Scrivi al contatto indicato sopra specificando la richiesta, senza inviare password o credenziali.
Aggiornamenti
Questa pagina può essere aggiornata quando cambiano le funzionalità o le modalità di trattamento. Le modifiche sostanziali all’uso dei dati Google saranno comunicate ai membri tramite i canali del team prima di applicarle; se servono nuove autorizzazioni verrà richiesto un nuovo consenso Google. La data in alto identifica l’ultima revisione.